KAIKKI TARVITTAVA YHDESTÄ TUKUSTA

Tukkukauppaa jo yli 120 vuotta. Heinon Tukku Oy:n toimialana on päivittäistavaroiden tukkukauppa ja maahantuonti. Yrityksen pääasiakkaita ovat horeca-alan toimijat ja suurkeittiöt. Heinon Tukku Oy kuuluu TukkuHeino Oy -konserniin, jonka historia alkaa jo vuodesta 1899. Konserni työllistää noin 500 henkilöä.

 

IAM yhdistää yrityksen toiminnot toisiinsa, tehostaa liiketoimintaa ja auttaa hallitsemaan tietoturvariskejä

Projektin lähtötilanteessa Heinon Tukussa koettiin, että sekä tiedonkulkua että dokumentaatiota voitaisiin identiteetin hallinnan osalta parantaa HR:n ja IT:n yhteistyössä. Active Directoryn data oli pirstaleinen, ja hakemisto kaipasi myös siivousta ja toimivampaa rakennetta. Projektin käynnistyessä tavoitteena oli saada nykyinen toimintaympäristö parempaan hallintaan, lisätä tiedonkulkua ja luoda näkemys tulevaisuuden toimintaympäristölle.
IAM-analyysi kertoo, missä mennään. Koska Heinon Tukulla ei ollut identiteetin hallinnan prosesseja mallinnettuna tai käytössä, WeAre Solutions ehdotti ensiaskeleena IAM-analyysiä (Identity and access management) identiteetinhallinnan kannalta parannusta kaipaavien kohteiden löytämiseksi. Analyysissä määriteltiin selkeät mittarit, joiden avulla pystyttiin määrittelemään korjaamista kaipaavat asiat sekä mahdolliset tietoturvariskit. Analyysin pohjalta pystyttiin tekemään toimenpide-ehdotus, josta asiakas sai konkreettisen käsityksen siitä, missä kunnossa käyttäjien data on ja suosituksia sen käsittelyyn sekä hyödyntämiseen.

Projektin alussa Heinon Tukun HR- ja IT-osastojen kanssa järjestettiin useita workshoppeja, joihin saatiin kaikki asianomaiset saman pöydän ääreen käymään läpi nykyisiä käytäntöjä; tyypillisesti toimenpiteitä vaaditaan tilanteissa, kun taloon tulee uusi työntekijä, henkilön nimi vaihtuu, henkilö jää vanhempainvapaalle tai eläköityy, tai henkilö vaihtaa työpaikkaa.

Workshopeissa käydyt keskustelut nostattivat selkeitä parannuskohtia tiedonkulun parantamiseksi sisäisiin prosesseihin. Itse datasta WeAre Solutionsin asiantuntijat löysivät kehityskohteita, jotka analysoitiin yhdessä Heinon projektiryhmän kanssa ja korjattiin ketterästi työpajojen yhteydessä.

Prosessi tehosti osastojen välistä operatiivista toimintaa. AD-datan ylläpito yhdessä HR:n kanssa on nyt tavoitteellisempaa ja määrämuotoisempaa, vaikka välissä ei ole toistaiseksi järjestelmiä eikä automatiikkaa. Työntekijän identiteetin elinkaari -prosessin avulla tiedetään nyt paremmin, mitä eri osastojen välillä tapahtuu uuden työntekijän tullessa taloon.

Projektin tuloksena toimintaympäristö on myös saatettu sellaiseen kuntoon, että siinä voidaan halutessa hyödyntää myös automaatiota, kuten työnkulkuja erilaisiin hyväksyntäprosesseihin tai käyttäjien provisiointiin. Lisäksi tarkennettiin yleisiä ohjeistuksia esimerkiksi tilanteissa, kun henkilötiedot muuttuvat, henkilö jää pois pitemmäksi aikaa tai lopettaa kokonaan, ja milloin tunnukset poistetaan.

Päivi Jänne, Chief Information Officer, Heinon Tukku Oy

“WeAren kaverit tuntuivat jo alusta lähtien päteviltä ja heistä tuli hyvä fiilis myös ihmisinä. Heidän kanssaan olikin helppoa ja kivaa tehdä töitä. Juhon ja Juhan itsevarmuus ja ammattitaito teki vaikutuksen, samoin asioiden edistäminen sovitusti sovituissa aikatauluissa ja tietysti usko omaan asiaansa.”